Open Government bedeutet Veränderung: So gestalten Sie diese erfolgreich
Eine Führung durch das Haus der Veränderung und die wichtigsten Prozesse
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- Die Open Government-Kultur löst Veränderungen aus. Veränderungsprozesse laufen häufig nach dem gleichen Muster ab: Selbstzufriedenheit, Leugnung, Widerstand, Öffnung und Integration – da macht Open Government keine Ausnahme.
- Mit dem Modell des Hauses der Veränderung können Change-Prozesse besser verstanden und bewältigt werden.
- Die Betroffenen sollten den Lerneffekt und den Mehrwert für die persönliche Entwicklung verstehen, um erfolgreich zu sein.
In Ihrem Haus wird Open Government umgesetzt? Open Data werden fortan bereitgestellt? Das bedeutet eine Erneuerung gelebter Werte in Ihrem Arbeitsumfeld und die Anpassung einiger Arbeitsprozesse. Die Einführung stellt einen bedeutenden Schritt in Richtung Transparenz, Bürgerbeteiligung und effektiver Datenverwaltung dar.
Welche Vorteile Open Government bietet und was das für die Verwaltung bedeutet
Informationen für die Öffentlichkeit zugänglich zu machen, schafft Vertrauen, verbessert Bürgernähe und ermöglicht eine aktivere Beteiligung der Bevölkerung an politischen Entscheidungen. Dies bedeutet, dass Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter verstärkt darauf achten müssen, Informationen und Daten bereitzustellen, die für die Öffentlichkeit von Interesse sind. Dies kann eine Umstellung im bisherigen Arbeitsalltag bedeuten, da Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter sich bewusst darüber sein müssen, welche Informationen veröffentlicht werden können und welche nicht.
Dabei bezieht sich Open Data auf die Freigabe von Datenbeständen der öffentlichen Hand für die allgemeine Nutzung und Weiterverwendung. Durch die Bereitstellung von Daten in maschinenlesbaren Formaten können Bürgerinnen und Bürger, Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, Unternehmen und andere Interessengruppen diese Daten nutzen, analysieren und für innovative Zwecke wiederverwenden. Dies erfordert eine sorgfältige Verwaltung und Aufbereitung der Daten, um sicherzustellen, dass sie zugänglich, vollständig, aktuell und qualitativ hochwertig sind.
Der Veränderungsprozess im Arbeitsalltag, der mit der Einführung von Open Government und Open Data einhergeht, bietet Chancen: Die Verwaltungsarbeit als offener und transparenter zu präsentieren, das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger zu stärken und ihre Zufriedenheit mit den Dienstleistungen zu erhöhen. Das stärkt die Demokratie. Durch die Bereitstellung von Open Data können zudem neue Kooperationen und Innovationen anregt werden, die zur Lösung gesellschaftlicher Herausforderungen beitragen. Dies eröffnet die Möglichkeit, effizienter und effektiver zu arbeiten und Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
Einstimmen auf den Veränderungsprozess
Dieser Veränderungsprozess erfolgt nicht von heute auf morgen. Die Einführung von Open Government und Open Data erfordert Zeit, Planung und Schulung aller Beteiligten. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten sich bewusst sein, dass man sich in einem Lernprozess befindet und dass Veränderungen in den Arbeitsabläufen auftreten können. Es ist jedoch auch eine Gelegenheit für persönliches Wachstum und eine Möglichkeit neue Fähigkeiten zu entwickeln.
Ein Veränderungsprozess – ob in Behörden oder auch im privaten Bereich – unterliegt einem wiederkehrenden Muster mit bestimmten Phasen der Veränderung, in denen auch innere Widerstände auftreten können.
Kennt man die Schritte von der Selbstzufriedenheit über Leugnung, Wut und emotionalem Tief bis hin zum Aufbruch und der Integration des Neuen, kann man sie aktiv begleiten und gestalten und den Prozess zum Erfolg führen.
Transparenz, Raum für Emotionen, Partizipationsangebote, Zeit und Geduld alle Betroffenen mitzunehmen sind die Schlüssel für das Gelingen der Veränderung.
Die Phasen des Veränderungsprozesses: Vier Zimmer, Balkon und Keller
Bei der Einführung von Neuigkeiten in unserem Arbeitsumfeld – sei es neue Technik, neue Arbeitsweisen oder neue Organisationsstrukturen – erleben wir immer wieder, dass Menschen Widerstandshaltungen einnehmen. Das ist tatsächlich ganz normal. Es gibt keine Veränderung ohne Widerstand, denn Menschen und Organisationen setzen all ihre Energie auf den Erhalt des Status quo. Was da genau passiert und Veränderung trotzdem erfolgreich gestaltet wird, lässt sich gut mittels einer Hausführung herausfinden: Willkommen im Haus der Veränderung.
Störung des Status quo – was passiert in meiner Komfortzone?
Wir beginnen unsere Führung im Zimmer der Selbstzufriedenheit. Es ist das schönste Zimmer des Hauses, es ist warm, gemütlich und hell. Die Inneneinrichtung ist wohlbekannt und gefällt uns sehr gut. Es symbolisiert den Status Quo mit seinen klaren Abläufen, bewährten Routineprozessen und gewohnten Kommunikationsflüssen. Aus diesem Zimmer wollen wir nicht heraus, denn umziehen kostet Energie und ist anstrengend.
Allerdings hat das Zimmer ein Fenster und im hereinscheinenden Sonnenlicht sehen wir, dass sich der Staub sammelt. „Wirksame Veränderung beginnt immer mit einer Störung der Komfortzone“ sagt Edgar Schein, Sozialwissenschaftler aus den USA und einer der Mitbegründer der Organisationsentwicklung. Eine Modernisierung wird notwendig.
Die Veränderung wird abgelehnt – einfach die Augen schließen?
Diese Vorahnung macht sich in uns breit, während wir den Staubmäusen hinterherschauen. Und dann ist sie da: Die Veränderung wird verkündet – beispielsweise die Einführung der E-Laufmappe – und wir stolpern sehr plötzlich die Treppe hinab. Das ist ein Schock, trotz aller Vorahnung. Wir sind im Zimmer der Ablehnung und Leugnung. Wir schauen uns verdutzt um und können es nicht fassen: „Das glaube ich jetzt nicht! Wie komme ich plötzlich hierher? Das ging mir zu schnell!“
Gedanklich sind wir noch in unserem behaglichen Zimmer, in dem wir uns gut auskannten. Hier, in dem neuen Zimmer, ist so schlechtes Licht und eine so komische Einrichtung – wir wollen zurück nach oben, denn das betrifft uns ja eigentlich gar nicht – oder? „Ach was, das kann jetzt die Abteilung I mal ausprobieren, aber uns hier betrifft das doch nicht…“. Die Veränderung wird bagatellisiert und nicht ernst genommen. Man blödelt herum, macht Witze, es entstehen Gerüchte und Streit.
Widerstand auf dem Balkon – kann man die Veränderung verhindern?
Wenn die ersten entdecken, dass die Treppe zurück nach oben wie von Zauberhand verschwunden ist, rennen Sie auf den Balkon der Resistenzenergie – und schreien ihre Wut hinaus. Hier, in der Mobilisierung des Widerstandes, welcher der Erkenntnis der eigenen Betroffenheit folgt, ist die Energie und das Gefühl der Selbstwirksamkeit am höchsten: Es wird alle Kraft zusammengenommen, um die Veränderung zu verhindern.
Resignation im Keller – kann ich den Veränderungsprozess mitgehen?
Anschließend folgt jedoch die Erkenntnis: Das kommt jetzt doch. Da kann man nichts gegen tun. Die Energie geht in den Keller. An der Veränderung wird nur das Negative wahrgenommen, es kommt einer Katastrophe gleich. Der Keller ist grau und triggert unangenehme Gedanken: In dieser düsteren Umgebung wächst ein Gefühl der eigenen Inkompetenz, weil wir das Neue ja noch nicht gut verstehen und beherrschen. Es kann sich die Sorge eigener Wertlosigkeit breit machen – „Werde ich jetzt durch den Computer ersetzt? Werde ich überhaupt noch gebraucht, wenn jetzt alles elektronisch und schneller geht, wird man dann Stellen einsparen und Leute entlassen?“ Resignation macht sich breit.
Die Treppe nach oben – welche Chancen bietet Veränderung?
Nach einer gewissen Zeit des Aufenthalts im Energie-Keller bemerken wir allerdings ein Licht, dies wahrzunehmen waren wir vorher nicht in der Lage. Langsam wird es stärker, und es macht sich der Gedanke breit, dass dort am anderen Ende des Raums eine Treppe nach oben sein muss. Hier gelangt man in das Zimmer der Öffnung: Hier wohnt die Erkenntnis, dass an dem Neuen doch auch etwas Gewinnbringendes dran sein könnte oder dass es zumindest nicht nur schlecht ist, auch wenn es anders ist als das Alte.
Angekommen in dem – deutlich helleren – Zimmer der Öffnung weitet sich langsam der Blick: „Die E-Laufmappe ist nun mal da – welche Chancen bietet sie mir denn vielleicht, wenn ich jetzt mal doch genauer hinschaue? Wenn ich sie so ausprobiere, scheint sie mir doch nicht gänzlich verkehrt…“
The New Normal – Akzeptanz der Veränderung gelingt
Nach dieser Öffnung gibt es noch ein weiteres Treppchen nach oben in das Zimmer der Integration: Hier haben wir unseren Frieden mit der Veränderung gemacht und investieren Energie in die Integration, die uns inzwischen sinnvoll erscheint. Hier ist die Energie und das Gefühl der Selbstwirksamkeit wieder hoch und steigt stetig an – hier oben unter dem Dach ist es hell und freundlich und wir können sogar nach einiger Zeit auch wieder in das Zimmer der Selbstzufriedenheit umziehen.
Damit ist die Hausführung beendet – natürlich handelt es sich um ein sich wiederholendes Muster, das wir bei Veränderungen immer wieder neu durchlaufen. Je nach Größe der Veränderung kann es schnell gehen oder sehr lange dauern. Und je nach persönlichen Vorerfahrungen, Kompetenzen und Persönlichkeitsstruktur verbleiben Menschen in dem ein oder anderen Zimmer, auf dem Balkon oder im Keller auch länger als andere.
Erfolgsfaktoren im Prozess: So gelingt der Gang durchs Haus besonders gut
Jene, die in der rechten Hälfte des Hauses besonders rasch wieder nach oben steigen, können andere potentiell mitreißen. Sie sind Vorbilder, Multiplikatorinnen oder Botschafter des Neuen.
Die Veränderungsmanagerinnen und Veränderungsmanager eines Hauses können sie hierfür bewusst einbinden. Ansonsten helfen beim Veränderungsprozess in den verschiedenen Zimmern und auf den Treppen unterschiedliche Dinge:
Eindeutige und transparente Informationen – unterschiedliche Bedürfnisse inklusive
Nach dem Verkünden der Veränderung hilft Klarheit und Transparenz über die Hintergründe der Entscheidung – warum ist die Entscheidung gefallen, wer hat sie getroffen, welcher Nutzen und welche Vorteile werden erwartet? Vollständige Informationen sind hier wichtig, die an die Interessen und spezifischen Bedarfe der Betroffenen anknüpfen, also aus Sicht der Nutzerinnen und Nutzer aufbereitet sind. Jede einzelne Berufsgruppe oder Hierarchieebene hat einen spezifischen Blick auf eine bestimmte Veränderung und sollte unter Umständen auch gesondert Beachtung finden.
Führung bedeutet: Mit gutem Beispiel vorangehen
Wenn der Widerstand am größten ist, also auf dem Balkon, wenn die maximale Energie aktiviert wird, ist es wichtig, nicht einzuknicken, denn die Gründe für die Veränderung sind gut abgewogen worden und haben Bestand. Sie müssen jetzt verteidigt werden. Führungskräfte sollten mit gutem Beispiel vorangehen und zeigen, dass sie hinter der Neueinführung stehen, selbst bereit sind, Neues zu lernen und beim Ausprobieren noch Fehler passieren dürfen.
Vorteile und Nachteile der Veränderung klar benennen
Im Keller des emotionalen Tiefs darf man den Emotionen Raum lassen: Trauer, Unverständnis, ein Gefühl der Wertlosigkeit sollten Veränderungsmanagerinnen und Veränderungsmanager sowie Führungskräfte mit Verständnis, offenen Türen und Gesprächsangeboten begegnen. Negative Seiten der Veränderungen dürfen nicht verschwiegen werden. Diese kann es geben und damit muss von allen Beteiligten ein Umgang gefunden werden. Wenn die Betroffenen so weit sind, sich zu öffnen, sollen sie Gelegenheit bekommen, mitzuwirken:
- Wie gelingt es am besten, die Neuerung in den Arbeitsalltag zu integrieren?
- Wo sind Anpassungen und Gestaltung sinnvoll, um das Beste für alle rauszuholen?
- Welche Probleme sind schon aufgetreten, aus denen alle lernen können?
Hier ist es wichtig, Partizipationsangebote zu machen und Verbesserungen kontinuierlich zu ermöglichen. Skeptiker sollten Raum bekommen, ihre Kritik zu äußern, um sie chancenorientiert nutzbar zu machen.
Erfolge feiern: Veränderung muss gelebt werden
Für die anschließende Integration muss die nötige Zeit eingeräumt werden. Die Verstetigung muss man im Blick behalten, damit sich die Neuerung wirklich etablieren kann. Besonders gut gelungene Integrationen können herausgestellt, gefeiert, mit einem Preis belohnt werden. Diese Leuchttürme bleiben dann auch in Erinnerung, wenn eine neue Veränderung ansteht. So steigt die Kompetenz der gesamten Organisation, öfter mal den Staub hinauszukehren und den Rundgang durchs Haus in Zukunft schnell und effektiv zu bewerkstelligen.
Fazit zur erfolgreichen Gestaltung von Veränderungsprozessen
In einem Veränderungsprozess, wie dem der Einführung einer Open Government-Kultur, durchlaufen Menschen mehrere Phasen: vom Schock über Ablehnung, größtmöglichen Widerstand, Resignation hin zu Öffnung und Integration des Neuen. Veränderungsmanagerinnen und Veränderungsmanager sowie Führungskräfte haben an jeder Stelle des Prozesses Handlungsoptionen, um das Durchlaufen dieser Phasen gut zu begleiten.
